Stellen Sie sich vor: Sie sind Mieter und entspannen in Ihrer neuen Wohnung. Ganz plötzlich beginnt Wasser unter Ihrer Küchenspüle hervorzulaufen. Sie wissen nicht, was Sie tun sollen, wen Sie anrufen sollen oder wie Sie mit der Situation umgehen sollen.
Dieses Szenario ist fatal für ein positives Mietererlebnis. Darüber hinaus wird auch die Bedeutung einer guten Infrastruktur und vorbeugender Wartung hervorgehoben.
Aber selbst dann kann etwas schiefgehen. Das ist einfach ein Teil des Lebens. Für diesen Fall ist die Verfügbarkeit eines robusten und benutzerfreundlichen Ticketsystems für die Immobilienverwaltung von entscheidender Bedeutung.
Es gibt eine schwindelerregende Anzahl von Lösungen. Sie müssen sich einige wichtige Fragen stellen, um die Guten von den Großartigen zu unterscheiden. In diesem Blog stellen wir einige davon vor.
Die Benutzerfreundlichkeit ist ein Schlüsselfaktor für jedes Ticketsystem. Ein System kann über leistungsstarke Funktionen verfügen, diese sind jedoch wirkungslos, wenn die Benutzer darin nicht problemlos navigieren können.
Ein benutzerfreundliches Immobilienverwaltungssystem sollte sowohl den Anforderungen von Verwaltern als auch Mietern gerecht werden. Mieter müssen Probleme beschreiben, ihren Standort melden, entsprechende Kategorien zuordnen und den Lösungsprozess verfolgen, einschließlich der Zuweisung und des aktuellen Status.
Sie sollten auch in der Lage sein, mit Dienstanbietern zu kommunizieren, um weitere Fragen zu stellen oder Informationen zu erhalten.
Für Manager sollte das System bei der Aufgabenzuweisung, Problemstatusverfolgung und Koordination mit Stakeholdern unkompliziert sein.
Ein System wie die Problemberichterstattung von Chainels ermöglicht beispielsweise eine einfache Kategorisierung von Arbeitsaufträgen nach Status (z.B. In Bearbeitung, Gelöst, Geschlossen).
Dies bietet einen klaren Überblick über laufende und abgeschlossene Aufgaben und reduziert Ineffizienzen, die durch Unklarheiten oder Missmanagement entstehen.
Wenn es um die Lösung von Wartungsproblemen geht, ist eine effiziente Kommunikation ein Kinderspiel. Ein gutes Ticketsystem für die Immobilienverwaltung sollte über integrierte Funktionen zur Echtzeitkommunikation zwischen allen Beteiligten verfügen.
Beispielsweise ermöglicht das Chainels Problemberichterstattungs-Modul Community-Managern, Wartungsmitarbeitern und Dienstanbietern, innerhalb des Systems zu kommunizieren, ohne dass der Reporter die internen Diskussionen sieht.
Diese zielgerichtete Kommunikation hilft Teams, Probleme zu lösen, ohne mehrere Nachrichten und E-Mails durchsehen zu müssen.
Durch die Integration in Ihr vorhandenes ERP-System können Sie Ihren Wartungsticketprozess erheblich verbessern, indem Sie ihn mit Ihrem umfassenderen technischen Ökosystem verbinden.
Beispielsweise lässt sich Chainels in ERP-Systeme wie REMS von Aereon integrieren, sodass Manager Tickets in Echtzeit oder im Batchmodus synchronisieren können.
Diese Integration unterstützt die systemübergreifende Erstellung, Aktualisierung und Schließung von Tickets und stellt sicher, dass Aktionen im ERP-System in Chainels widergespiegelt werden und umgekehrt.
Automatisierte Prozesse können ERP-Dateien auch in den entsprechenden Mitgliedsordnern in Chainels speichern, was die Datenverwaltung optimiert.
Um Arbeitsauftragsdaten zu analysieren und wiederkehrende Probleme, Trends und Verbesserungsbereiche zu erkennen, sind robuste Berichtsfunktionen unabdingbar.
Ein gutes Ticketsystem sollte dabei helfen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, wie etwa die Anzahl der gelösten oder ausstehenden Probleme, die durchschnittliche Zeit bis zur ersten Reaktion und die durchschnittliche Lösungszeit.
Mithilfe des Statistikmoduls von Chainels können Manager diese KPIs beispielsweise verfolgen, Servicelücken identifizieren und Abläufe optimieren, um das Mietererlebnis zu verbessern.
Kundenfeedback liefert wertvolle Erkenntnisse zur Effektivität eines Ticketsystems. Positive Erfahrungsberichte und Fallstudien können den Einfluss des Systems auf die Verbesserung von Prozessen und Kommunikation hervorheben.
Beispielsweise berichtete Fuzer von Amvest von erheblichen Prozessverbesserungen nach der Einführung von Chainels.
„Jetzt kann ein Mieter einfach einen Community-Manager in der App nach dem Status eines bestimmten Problems fragen und der Community-Manager schaut nach. Die Kommunikation rund um Beschwerden und Reparaturanfragen hat sich verbessert“, sagt Karin van der Ven, Directorat Fuzer
Die Implementierung von Chainels brachte auch Geschwindigkeit und Effizienz in die Wartungsberichtsprozesse von SCC und reduzierte die Abhängigkeit von verstreuten Kanälen wie E-Mail und Papierformularen.
„Wenn Teams auf ein Problem stoßen, können sie das Wartungsteam umgehend über unsere Plattform benachrichtigen“, sagt Marketingmanagerin Virginie Slota. "So kann sich das Wartungsteam umgehend um das Problem kümmern und schnell reagieren. Dieser optimierte Prozess beschleunigt und vereinfacht die Lösung erheblich.“
Wenn Sie sich für ein Ticketsystem für die Immobilienverwaltung entscheiden, achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Kommunikation, Integration, Berichterstellung und Kundenfeedback. So stellen Sie sicher, dass Sie ein System auswählen, das die Effizienz und Zufriedenheit aller Beteiligten steigert.