Zarządzanie dokumentami dotyczącymi nieruchomości: organizowanie plików i wykorzystywanie aplikacji w celu zwiększenia wydajności

Dlaczego zarządzanie dokumentacją dotyczącą nieruchomości jest ważne? Efektywna organizacja plików jest niezbędna do sprawnego działania i zgodności.

Niezależnie od tego, czy chodzi o umowy najmu, dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, czy też wnioski o konserwację, uporządkowane podejście może zaoszczędzić czas, zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć satysfakcję najemcy.

Dodatkowo wykorzystanie innowacyjnych narzędzi może jeszcze bardziej usprawnić procesy, oferując wygodę i skalowalność. Oto instrukcja, w jaki sposób zarządcy nieruchomości mogą skutecznie zarządzać plikami i wykorzystywać moc technologii.

Ustal przejrzystą strukturę plików

Wszyscy wiemy, co może się zdarzyć, gdy pliki wymkną się spod kontroli. Możesz zacząć od dobrych intencji, ale po kilku miesiącach Twoje pliki zamienią się w chaotyczny, zdezorganizowany bałagan. Można tego uniknąć tworząc systematyczną hierarchię organizowania dokumentów dotyczących nieruchomości.

Uporządkuj pliki według kategorii, takich jak adres nieruchomości, nazwa najemcy lub typ dokumentu. Zapewnia to łatwą nawigację i wyszukiwanie w razie potrzeby.

Platforma zarządzania nieruchomościami, taka jak Chainels, może Ci pomóc,

• Przesyłaj pliki, takie jak umowy dotyczące poziomu usług lub dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, i organizuj je w folderach
• Powiadamiaj użytkowników o przesłaniu określonych dokumentów
• Kontroluj widoczność, określając, które z góry określone grupy użytkowników mają widoczność określonych dokumentów
  
  

Wykorzystaj cyfrowe rozwiązania do przechowywania danych

Przejście z plików fizycznych na cyfrowe eliminuje bałagan i zmniejsza ryzyko ich zgubienia lub uszkodzenia. Platformy oparte na chmurze, takie jak Chainels, oferują bezpieczne przechowywanie i dostępność z dowolnego miejsca, umożliwiając bezpieczniejsze i niezawodne zarządzanie dokumentami dotyczącymi nieruchomości.

Co więcej, ograniczenie liczby dokumentów na papierze może pomóc w odzwierciedleniu celów ESG Twojej organizacji. 

Zaimplementuj kontrolę wersji

Utrzymuj aktualne wersje dokumentów dotyczących nieruchomości, aby uniknąć nieporozumień i rozbieżności. Wyraźnie oznacz pliki datami lub wersjami, aby skutecznie śledzić zmiany.

Przyjmij konwencję nazewnictwa

Jednym ze sposobów uniknięcia popadnięcia w chaos w zarządzaniu dokumentami dotyczącymi nieruchomości jest przyjęcie jasnej i spójnej konwencji nazewnictwa plików. Konsekwentnie nadawaj plikom nazwy, używając opisowych i standardowych formatów. Uwzględnij istotne szczegóły, takie jak data, identyfikator nieruchomości lub nazwa najemcy w celu szybkiej identyfikacji.

Jedna z nazw plików powszechnie używanych do organizowania plików na platformie cyfrowej jest następująca,

Property Address_TenantName_DocumentType_Date

Rozłóżmy każdy komponent:

1. Adres właściwości: Rozpocznij nazwę pliku adresem właściwości, aby szybko zidentyfikować, której właściwości dotyczy dokument. Na przykład:
   
   
   • „123_Główna ulica”
     
     
2. Nazwa najemcy: Podaj nazwę najemcy lub numer lokalu, jeśli ma to zastosowanie, aby powiązać dokument z konkretnym najemcą. Na przykład:
   
   
   • „Plan ewakuacji Johna Smitha_Tenanta”
   • „Katalog usługi_jednostkiA”
     
     
3. Typ dokumentu: Jasno określ typ dokumentu, używając skrótów lub terminów opisowych. Pomaga to kategoryzować pliki i rozróżniać różne typy dokumentów. Na przykład:
   
   
   • „Dokument Bezpieczeństwa Zdrowia”
   • "Plan ewakuacji"
   • "Żądanie konserwacji"
     
     
4. Data: dołącz datę dokumentu w ustandaryzowanym formacie (np. RRRR-MM-DD), aby wskazać, kiedy dokument został utworzony lub ostatniej modyfikacji. Zapewnia to kontrolę wersji i pomaga zidentyfikować najnowszy dokument. Na przykład:
   
   
   • „2024-04-29_Umowa najmu”
   • „2024-03-15_Żądanie konserwacji”

Podsumowując, plik o nazwie „123_MainStreet_JohnSmith_LeaseAgreement_2024-04-29” zawiera jasne informacje o zawartości dokumentu, powiązanej nieruchomości, najemcy, typie dokumentu i dacie.

Przestrzegając tej konwencji nazewnictwa, zarządcy nieruchomości mogą łatwo lokalizować pliki i zarządzać nimi, zachować spójność i minimalizować zamieszanie podczas organizowania swoich dokumentów. To powinno być podstawą zarządzania dokumentacją dotyczącą nieruchomości. 

Wykorzystanie Pergamin do zarządzania kontraktami

Pergamin to potężne narzędzie zaprojektowane w celu usprawnienia procesów zarządzania umowami dla zarządców nieruchomości. Oto, jak może zrewolucjonizować Twój przepływ pracy:

• Łatwe sporządzanie umów: Wybieraj spośród szeregu profesjonalnie przygotowanych szablonów dostosowanych do potrzeb zarządzania nieruchomościami. Szybkie i dokładne dostosowywanie umów do konkretnych wymagań.
  
  
• Negocjacje oparte na współpracy: Zaproś zainteresowane strony, współpracowników i wykonawców do płynnego przeglądu i negocjowania umów w ramach platformy. Ułatwiaj skuteczną komunikację i przyspieszaj podejmowanie decyzji.
  
  

• Podpis cyfrowy: Podpisuj umowy elektronicznie z dowolnej przeglądarki i bez problemu żądaj wielu podpisów. Wyeliminuj potrzebę ręcznego wypełniania dokumentów i przyspiesz proces podpisywania, aby przyspieszyć transakcje.

• Zautomatyzowane procesy: Integruj źródła danych z systemów CRM, PMS lub ERP w celu automatyzacji przepływów pracy. Usprawnij zatwierdzanie umów, podpisywanie i powiadomienia, aby zwiększyć wydajność i skalowalność.

Wykorzystaj cyfrowe narzędzia do zarządzania dokumentami

Efektywne zarządzanie dokumentacją ma kluczowe znaczenie dla zarządców nieruchomości w celu utrzymania organizacji, zgodności i zadowolenia najemców.

Wdrażając ustrukturyzowane procesy i wykorzystując innowacyjne narzędzia, takie jak Pergamin i Chainels, zarządcy nieruchomości mogą usprawnić przepływ pracy, usprawnić współpracę i zoptymalizować wydajność. Wykorzystanie technologii nie tylko upraszcza zadania administracyjne, ale także umożliwia zarządcom nieruchomości skupienie się na dostarczaniu wyjątkowych usług i wartości dla najemców i interesariuszy.