Was ist Arbeitsauftragsmanagement und wie beeinflusst es Ihre Werte?

Ein effizientes Arbeitsauftragsmanagement ist entscheidend für den Erfolg in der Immobilienbranche. Egal, ob Sie Immobilienverwalter, Vermieter oder Immobilieninvestor sind, ein effektives Arbeitsauftragsmanagement kann den Wert und die Funktionalität Ihrer Vermögenswerte erheblich beeinflussen.

Aber was ist Arbeitsauftragsmanagement in der Praxis und wie können Sie einen Prozess implementieren, der zu zufriedeneren, nachhaltigeren und profitableren Immobilienwerten führt?

In diesem Blog untersuchen wir die wesentlichen Strategien zur Verbesserung des Arbeitsauftragsmanagements in der Immobilienbranche. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern ersparen sich auch Stress und Sorgen.

Warum ist Arbeitsauftragsmanagement wichtig? 

Mietererfahrung 

Ihre Fähigkeit, auf Wartungs- und Reparaturanfragen zu reagieren, hat großen Einfluss auf das Erlebnis Ihrer Mieter.

Langsame Antworten geben Mietern das Gefühl, ignoriert zu werden, und können sich negativ auf das Vertrauen eines Mieters in seinen Vermieter auswirken. Darüber hinaus führen schlecht verwaltete Arbeitsaufträge zu mehr Beschwerden.

Indem Sie Mieterprobleme schnell und effektiv lösen können, tragen Sie zu einer höheren Mieterzufriedenheit und -bindung bei.

In einer aktuellen Umfrage unter Wohnungsmietern im Vereinigten Königreich, in Frankreich und den Niederlanden haben wir herausgefunden, dass 56% der Befragten die schnelle Reaktion auf Reparaturen und Wartungsarbeiten bei einem Vermieter schätzen. 39% gaben außerdem an, dass sie eine digitale App für die Verwaltung von Wartungs- und Reparaturberichten nützlich finden würden. 

Nachhaltigkeit 

Umweltverträglichkeit ist auch ein wichtiges Ergebnis eines guten Arbeitsauftragsmanagementprozesses.

Ein ordnungsgemäßes Arbeitsauftragsmanagement kann dabei helfen, Wartungs- und Reparaturarbeiten, die die Energieeffizienz verbessern, wie z.B. Reparaturen an HVAC-Systemen, Isolierung und Beleuchtung, zu verfolgen und zu priorisieren. Diese Verbesserungen tragen dazu bei, den CO2-Fußabdruck und den Energieverbrauch einer Immobilie zu reduzieren.

Darüber hinaus ermöglicht das Arbeitsauftragsmanagement die Umsetzung von Nachhaltigkeitsprojekten wie der Installation erneuerbarer Energiequellen (z.B. Sonnenkollektoren), grüner Infrastruktur (z.B. Gründächer) und anderer umweltfreundlicher Modernisierungen.

ESG-Einhaltung

Das Arbeitsauftragsmanagement trägt zur ESG-Konformität bei, indem es die Verfolgung und Durchführung von Energieeffizienz- und Nachhaltigkeitsprojekten ermöglicht, Gesundheits- und Sicherheitsbedenken berücksichtigt, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und die Mieterzufriedenheit steigert.

Darüber hinaus unterstützt es den langfristigen Immobilienwert und trägt zum Aufbau eines positiven Rufs bei Investoren und Mietern bei, die ESG-Aspekte priorisieren.

Warum ein Wartungsauftragssystem implementieren?

Der erste Schritt zur Verbesserung des Arbeitsauftragsmanagements in Immobilienanlagen ist der Übergang von papierbasierten oder manuellen Systemen zu einem digitalen Ticketsystem für die Immobilienverwaltung. Dies bietet mehrere Vorteile, die wir hier untersuchen werden.

• Greifen Sie von überall und jederzeit auf Arbeitsaufträge und zugehörige Informationen zu. Diese Flexibilität ist in einer dynamischen Branche wie dem Immobiliensektor unerlässlich.
  
  
• Ordnen Sie den Problemen anhand ihrer Kategorie die entsprechenden Stakeholder zu. Dies bedeutet, dass der richtigen Person auch die richtigen Aufgaben zugewiesen werden können, wodurch Ineffizienzen, die durch Verwirrung oder Missmanagement entstehen könnten, reduziert werden.
  
  
• Verfolgen Sie den Status von Arbeitsauftragstickets, um zu erkennen, was sich in der Pipeline befindet, was gerade läuft und was abgeschlossen wurde. Beispielsweise können Sie im Modul Problemberichterstattung von Chainels Arbeitsauftragstickets danach kategorisieren, ob sie „In Bearbeitung“ sind. Gelöst oder geschlossen. Die Beteiligten erhalten einen klaren Überblick darüber, was getan werden muss und was bereits getan wurde.
  
  
• Ermöglichen Sie eine nahtlose Kommunikation zwischen Immobilienverwaltern, Mietern und Auftragnehmern und reduzieren Sie so Missverständnisse und Verzögerungen. Beispielsweise ermöglicht das Problemberichterstattungsmodul von Chainels interne Kommentare zu bestimmten Arbeitsaufträgen. Dies erleichtert den Beteiligten die Zusammenarbeit und die schnelle Lösung eines Problems, ohne Nachrichten und E-Mails durchsuchen zu müssen.
  
  
• Analysieren Sie Arbeitsauftragsdaten, um wiederkehrende Probleme, Trends und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Mit dem Statistikmodul von Chainels können Sie KPIs wie die Anzahl der gelösten oder ausstehenden Probleme, die durchschnittliche Erstreaktionszeit und die durchschnittliche Lösungszeit verfolgen. Solche Daten können Ihnen helfen, Lücken in Ihren Dienstleistungen zu erkennen und diese für ein besseres Mietererlebnis zu optimieren.

Wie Sie ein digitales Arbeitsauftragsmanagementsystem für sich nutzen können

Legen Sie klare Verfahren fest

Erstellen und dokumentieren Sie klare Verfahren zum Einreichen, Überprüfen und Abschließen von Arbeitsaufträgen. Diese Verfahren sollten Rollen und Verantwortlichkeiten, Fristen und Kommunikationsprotokolle festlegen. Wenn alle Beteiligten wissen, was sie erwartet, wird der Arbeitsauftragsmanagementprozess effizienter.

Stellen Sie sicher, dass Sie über eine Plattform verfügen, auf der Sie Dokumente speichern können, damit verschiedene Stakeholder und Mieter in Ihrer Immobilie darauf zugreifen können, damit niemand im Dunkeln tappt. 

Vereinfachen Sie die Meldung eines Problems

Um ein Arbeitsauftragsmanagementsystem richtig nutzen zu können, ist es wichtig, die Meldung von Problemen so einfach wie möglich zu gestalten.

Stellen Sie unabhängig davon, welche Plattform Sie verwenden, sicher, dass alle Beteiligten über das von Ihnen verwendete System und dessen Verwendung Bescheid wissen. 

Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass Benutzer alle Informationen weitergeben können, die es dem Dienstanbieter erleichtern würden, das Problem zu melden. Daher sollte es eine Option zum Hochladen von Bildern und zur Lokalisierung des Problemorts auf einer Karte geben.

Führen Sie regelmäßige Wartungsinspektionen durch

Obwohl Sie das Auftreten von Wartungsproblemen nicht verhindern können, können Sie vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um deren Häufigkeit zu verringern. Nutzen Sie die aus Ihrem Arbeitsauftragsmanagementsystem gesammelten Daten, um häufige Probleme zu identifizieren und einen Plan für die vorbeugende Wartung zu erstellen.

• Erstellen Sie eine Checkliste für regelmäßige Wartungsaufgaben — Die Wartung einer großen Immobilie mit zahlreichen potenziellen Problemen ist mit einer Checkliste für die regelmäßige Wartung einfacher. Aufgaben wie die Reinigung der Dachrinnen, der Austausch von Bildschirmen, das Beschneiden von Bäumen und die Überprüfung von Alarmen können größere Probleme verhindern und auf lange Sicht Zeit und Geld sparen.
  
  
• Behalten Sie den Überblick über System und Geräte — Überprüfen und warten Sie regelmäßig Heizung, Klimaanlage, Sanitäranlagen und Gemeinschaftsräume. Beauftragen Sie Wartungspersonal mit routinemäßigen Inspektionen und nutzen Sie eine App zur Mietererfahrung, um diese Aufzeichnungen bequem zu protokollieren und darauf zuzugreifen.

Schlussfolgerung

Effizientes Arbeitsauftragsmanagement ist ein Grundstein für den Erfolg in der Immobilienbranche. Durch die Umstellung auf ein digitales System, die Festlegung klarer Verfahren, die Priorisierung von Arbeitsaufträgen und die Betonung der vorbeugenden Wartung können Sie Ihren Arbeitsauftragsmanagementprozess optimieren, Kosten senken und den Wert und die Funktionalität Ihrer Immobilienanlagen steigern. Bleiben Sie proaktiv, passen Sie sich an sich ändernde Anforderungen an und priorisieren Sie die Kommunikation, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitsauftragsmanagementsystem effektiv und effizient bleibt.