Imaginez la situation : Vous êtes locataire et vous vous détendez dans votre nouvel appartement. Tout à coup, de l'eau se met à couler sous l'évier de la cuisine. Vous ne savez pas quoi faire, qui appeler ou comment gérer la situation.
Ce scénario est funeste pour une expérience locative positive. Il souligne également l'importance d'une bonne infrastructure et d'un entretien préventif.
Mais même dans ce contexte, des problèmes peuvent survenir. Cela fait partie de la vie. Il est donc essentiel de disposer d'un système de gestion des tickets robuste et convivial.
Il existe un nombre impressionnant de solutions sur le marché. Vous devez vous poser quelques questions importantes pour distinguer les bonnes solutions des meilleures. Dans cet article, nous vous en présentons quelques-unes.
La facilité d'utilisation est un facteur clé pour tout système de tickets. Un système peut avoir des fonctionnalités puissantes, mais elles sont inefficaces si les utilisateurs peuvent difficilement s'y retrouver.
Un système de gestion immobilière convivial doit s'adresser à la fois aux gestionnaires et aux locataires. Les locataires ont besoin de décrire les problèmes, de signaler leur emplacement, d'attribuer les catégories appropriées et de suivre le processus de résolution, y compris le nom de la personne affectée et l'état d'avancement.
Ils doivent également pouvoir communiquer avec les prestataires de services pour obtenir des questions ou des informations supplémentaires.
Les responsables devraient pouvoir s'appuyer sur un système simple pour l'attribution des tâches, le suivi de l'état d'avancement des problèmes et la coordination avec les parties prenantes.
Un système de signalement des problèmes comme celui que propose Chainels permet de classer facilement les bons de travail en fonction de leur statut (par exemple, En cours, Résolu, Fermé).
Cela fournit un aperçu clair des tâches en cours et terminées, réduisant ainsi les inefficacités causées par la confusion ou la mauvaise gestion.
Une communication efficace est une évidence lorsqu’il s’agit de résoudre des problèmes de maintenance. Un bon système de tickets de maintenance devrait avoir des capacités intégrées pour une communication en temps réel entre toutes les parties prenantes.
Le module de signalement des problèmes de Chainels, par exemple, permet aux gestionnaires de communauté, aux agents d'entretien et aux prestataires de services de communiquer au sein du système sans que l'auteur du signalement n'ait accès aux discussions internes.
Cette communication ciblée permet aux équipes de résoudre les problèmes sans avoir à parcourir plusieurs messages et e-mails.
L'intégration avec votre système ERP déjà en place peut améliorer de manière considérable votre processus de gestion des tickets de maintenance en le connectant à votre écosystème technologique plus large.
Par exemple, Chainels s'intègre aux systèmes ERP tels que REMS d'Aereon, permettant aux gestionnaires de synchroniser les tickets en temps réel ou en masse.
Cette intégration prend en charge la création, la mise à jour et la clôture des tickets à travers les systèmes, en veillant à ce que les actions dans le système ERP soient reflétées dans Chainels et vice versa.
Les processus automatisés peuvent également stocker les fichiers ERP dans les dossiers membres correspondants dans Chainels, simplifiant ainsi la gestion des données.
De solides capacités de signalement sont essentielles pour analyser les données relatives aux bons de travail, identifier les problèmes récurrents, les tendances et les aspects à améliorer.
Un bon système de tickets devrait permettre de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) tels que le nombre de problèmes résolus ou en attente, le temps moyen de première réponse et le temps moyen de résolution.
Le module de statistiques de Chainels, par exemple, permet aux gestionnaires de suivre ces KPI, ce qui aide à identifier les lacunes de service et à optimiser les opérations pour de meilleures expériences locatives.
Les commentaires des clients fournissent des indications précieuses quant à l'efficacité d'un système de tickets. Les témoignages positifs et les études de cas peuvent mettre en évidence l'impact du système sur l'amélioration des processus et de la communication.
A titre d'exemple, Fuzer by Amvest a fait état d'améliorations significatives de ses processus après l'adoption de Chainels.
« Désormais, un locataire peut simplement interroger un gestionnaire de communauté via l'application sur l'état d'un problème particulier et le gestionnaire de communauté le consultera. « La communication s'est également améliorée pour ce qui est des réclamations et des demandes de réparation », explique Karin van der Ven, directrice de Fuzer
Le déploiement de Chainels a également contribué à la rapidité et à l'efficacité des processus de reporting de maintenance de SCC, en réduisant la dépendance aux canaux de communication dispersés tels que les emails et les formulaires papier.
« Lorsque les équipes rencontrent un problème, elles peuvent rapidement en informer l'équipe de maintenance par le biais de notre plateforme », explique Virginie Slota, responsable marketing. « Cela permet à l'équipe de maintenance de se pencher rapidement sur le problème et d'y répondre rapidement. Ce processus rationalisé accélère et simplifie considérablement la résolution du problème. »
Lorsque vous choisissez un système de tickets pour votre gestion immobilière, vous devez vous concentrer sur la convivialité, la communication, l'intégration, les rapports et le retour d'information des clients, afin de choisir un système qui renforce l'efficacité et la satisfaction de toutes les parties impliquées.