Wyobraź sobie: jesteś najemcą i relaksujesz się w swoim nowym mieszkaniu. Nagle spod zlewu w kuchni zaczyna wyciekać woda. Nie wiesz, co robić, do kogo zadzwonić ani jak sobie poradzić z tą sytuacją.
Ten scenariusz jest fatalny w skutkach dla pozytywnych doświadczeń najemcy. Podkreśla również znaczenie dobrej infrastruktury i utrzymania prewencyjnego.
Ale nawet wtedy coś może pójść nie tak. To po prostu część życia. W takiej sytuacji posiadanie solidnego i łatwego w obsłudze systemu do obsługi zgłoszeń w obiekcie staje się absolutnie niezbędne.
Istnieje oszałamiająca liczba rozwiązań. Musisz zadać sobie kilka ważnych pytań, aby znaleźć właściwy system. W tym blogu przedstawiamy kilka z nich.
Użyteczność jest kluczowym czynnikiem każdego systemu obsługi zgłoszeń. System może mieć zaawansowane funkcje, ale są one nieskuteczne, jeśli użytkownicy nie mogą się po nich łatwo poruszać.
Łatwy w obsłudze system zarządzania nieruchomościami powinien odpowiadać potrzebom zarówno zarządców, jak i najemców. Najemcy muszą mieć możliwość opisać problemy, zgłaszać ich lokalizację, przypisywać odpowiednie kategorie i śledzić proces rozwiązywania problemów, w tym osoby przypisane do danego problemu i jego aktualny status.
Powinni oni również móc kontaktować się z dostawcami usług w celu uzyskania dodatkowych informacji lub udzielenia odpowiedzi na dodatkowe pytania.
Menedżerowie powinni uznać ten system za prosty w obsłudze, jeśli chodzi o przydzielanie zadań, śledzenie statusu problemów i koordynację działań z odpowiednimi osobami.
Na przykład, system taki jak zgłaszanie usterek i problemów na platformie Chainels umożliwia łatwą kategoryzację zgłoszeń według statusu (np. W toku, Rozwiązane, Zamknięte).
Zapewnia przejrzysty przegląd bieżących i zakończonych zadań, redukując nieefektywność spowodowaną zamieszaniem lub złym zarządzaniem.
Skuteczna komunikacja to podstawa w rozwiązywaniu problemów związanych z utrzymaniem obiektu. Dobry system obsługi zgłoszeń używany w zarządzaniu nieruchomościami powinien mieć wbudowane funkcje umożliwiające komunikację w czasie rzeczywistym pomiędzy wszystkimi stronami.
Na przykład, moduł raportowania problemów Chainels umożliwia menedżerom społeczności, pracownikom konserwacji obiektu i dostawcom usług komunikowanie się w ramach systemu bez wglądu osoby zgłaszającej w wewnętrzne dyskusje.
Taka skoncentrowana komunikacja pomaga zespołom rozwiązywać problemy bez konieczności przeglądania wielu wiadomości i e-maili.
Integracja z istniejącym systemem ERP może znacząco usprawnić proces obsługi zgłoszeń i zapotrzebowania na prace konserwacyjne poprzez połączenie go z szerszym ekosystemem technologicznym.
Na przykład Chainels integruje się z systemami ERP, takimi jak REMS by Aereon, umożliwiając menedżerom synchronizację zgłoszeń w czasie rzeczywistym lub w trybie wsadowym.
Ta integracja obsługuje tworzenie, aktualizowanie i zamykanie zgłoszeń w różnych systemach, zapewniając, że działania w systemie ERP są odzwierciedlane w Chainels i odwrotnie.
Zautomatyzowane procesy mogą również przechowywać pliki ERP w odpowiednich folderach w Chainels, usprawniając zarządzanie danymi.
Rozbudowane możliwości raportowania są niezbędne do analizowania danych dotyczących zleceń roboczych, identyfikowania powtarzających się problemów, trendów i obszarów wymagających udoskonalenia.
Dobry system zgłaszania problemów powinien pomagać w śledzeniu kluczowych wskaźników efektywności (KPI), takich jak liczba rozwiązanych lub oczekujących problemów, średni czas pierwszej reakcji i średni czas rozwiązania problemu.
Przykładowo moduł statystyk Chainels pozwala menedżerom śledzić te kluczowe wskaźniki efektywności, co pomaga identyfikować luki w świadczeniu usług i optymalizować operacje w celu zapewnienia lepszych doświadczeń najemcom.
Opinie klientów dostarczają cennych informacji na temat skuteczności systemu zgłoszeń. Pozytywne referencje i studia przypadków mogą podkreślić wpływ systemu na udoskonalenie procesów i komunikacji.
Na przykład, Fuzer by Amvest odnotowali znaczącą poprawę procesów po wdrożeniu Chainels.
„Teraz najemca może po prostu zapytać menedżera społeczności w aplikacji o status konkretnego problemu, a menedżer społeczności go sprawdzi. „Komunikacja w zakresie skarg i próśb o naprawę uległa poprawie” – mówi Karin van der Ven, dyrektor Fuzer
Wdrożenie Chainels przyspieszyło i zwiększyło wydajność procesów raportowania prac konserwacyjnych SCC, zmniejszając zależność od rozproszonych kanałów, takich jak poczta elektroniczna i formularze papierowe.
„Gdy zespoły napotkają problem, mogą natychmiast powiadomić zespół ds. konserwacji za pośrednictwem naszej platformy” — mówi Virginie Slota, menedżer ds. marketingu. "Pozwala to zespołowi konserwacyjnemu szybko zająć się problemem i szybko zareagować. Ten usprawniony proces znacznie przyspiesza i upraszcza rozwiązanie".
Wybierając System zgłoszeń do zarządzania nieruchomością, zwróć uwagę na użyteczność, komunikację, integrację, raportowanie i opinie klientów. Dzięki temu możesz wybrać system, który zwiększy wydajność i satysfakcję wszystkich zaangażowanych stron.