Efektywne zarządzanie zleceniami pracy ma kluczowe znaczenie w osiągnięciu sukcesu w branży nieruchomości. Niezależnie od tego, czy jesteś zarządcą nieruchomości, wynajmującym czy inwestorem, skuteczne zarządzanie zleceniami pracy może znacząco wpłynąć na wartość i funkcjonalność Twoich obiektów.
Czym w rzeczywistości jest zarządzanie zleceniami pracy i jak wdrożyć proces, który sprawi, że nieruchomości będą bardziej szczęśliwe, zrównoważone i rentowne?
W tym wpisie omówimy podstawowe strategie usprawniające zarządzanie zleceniami pracy w branży nieruchomości, które pomogą Ci zaoszczędzić zmartwień, czasu i pieniędzy.
Dlaczego zarządzanie zleceniami pracy jest ważne?
Doświadczenie najemcy
Twoja zdolność do reagowania na prośby o konserwację i naprawy ma ogromny wpływ na doświadczenie najemców.
Wolny czas reakcji sprawia, że najemcy czują się ignorowani i może negatywnie wpłynąć na ich zaufanie do wynajmujących. Co więcej, źle zlecone prace są powodem większej ilości skarg.
Jeśli jesteś w stanie szybko i skutecznie rozwiązywać problemy najemców, przyczyniasz się do ich większej satysfakcji i retencji.
Z ostatniej ankiety przeprowadzonej wśród najemców lokali mieszkalnych w Wielkiej Brytanii, Francji i Holandii wynika, że 56% respondentów ceni u wynajmującego szybki czas reakcji na zgłoszenia dotyczące napraw i konserwacji. 39% ankietowanych stwierdziło również, że uznałoby cyfrową aplikację za przydatną w zarządzaniu raportami dotyczącymi konserwacji i napraw.
Zrównoważony rozwój
Zrównoważenie środowiskowe jest również ważnym wynikiem dobrego procesu zarządzania zleceniami pracy.
Odpowiednie zarządzanie zleceniami pracy może pomóc w ustalaniu priorytetów i śledzeniu zgłoszeń dotyczących konserwacji i napraw (takich jak naprawa systemów HVAC, izolacji i oświetlenia), co poprawiłoby wydajność energetyczną. Ulepszenia te przyczyniają się do zmniejszenia śladu węglowego nieruchomości i zużycia energii.
Co więcej, zarządzanie zleceniami pracy pozwala na realizację projektów związanych ze zrównoważonym rozwojem, takich jak instalacja odnawialnych źródeł energii (np. paneli słonecznych), zielonej infrastruktury (np. zielonych dachów) i innych ulepszeń przyjaznych dla środowiska.
Zgodność z ESG
Zarządzanie zleceniami pracy przyczynia się do przestrzegania zgodności z przepisami ESG, poprzez umożliwienie śledzenia i realizacji projektów z zakresu efektywności energetycznej i zrównoważonego rozwoju, rozwiązywanie problemów związanych ze zdrowiem i bezpieczeństwem, zapewnienie zgodności z przepisami i zwiększenie zadowolenia najemców.
Ponadto podtrzymuje ono długoterminową wartość nieruchomości, a także pomaga budować dobrą reputację wśród inwestorów i najemców, dla których kwestie ESG są priorytetem.
Dlaczego warto wdrożyć system zleceń serwisowych?
Pierwszym krokiem w kierunku usprawnienia zarządzania zleceniami pracy w nieruchomości jest przejście z systemów papierowych lub ręcznych na cyfrowy system obsługi zgłoszeń. Istnieje kilka korzyści płynących z takiego postępowania, które tutaj przeanalizujemy.
- Miej dostęp do zleceń pracy i powiązanych informacji z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Ta elastyczność jest niezbędna w dynamicznej branży, jaką są nieruchomości.
- Przypisz do zgłoszeń odpowiednich kontrahentów na podstawie przydzielonej im kategorii. Oznacza to, że właściwa osoba może zostać przypisana do odpowiednich zadań, co zmniejszy nieefektywność, która może być spowodowana błędem lub niewłaściwym zarządzaniem.
- Śledź statusy zgłoszeń, aby wiedzieć, jakie zadanie czeka w kolejce, które jest w toku, a które zostało ukończone. W module Zgłaszanie usterek i problemów firmy Chainels możesz kategoryzować zgłoszenia według statusu „w toku". „Rozwiązane" lub „Zamknięte", co zapewnieni wszystkim kontrahentom jasny przegląd tego, co należy zrobić, a co zostało już zrobione.
- Zapewnij płynną komunikację między zarządcami nieruchomości, najemcami i wykonawcami, co ograniczy nieporozumienia i opóźnienia. Moduł Zgłaszanie usterek i problemów Chainels pozwala na dodawanie komentarzy wewnętrznych dotyczących poszczególnych zleceń. Ułatwia to kontrahentom współpracę i szybkie rozwiązywanie problemów, bez konieczności przeszukiwania wiadomości tekstowych i e-maili.
- Analizuj dane dotyczące zleceń pracy, aby zidentyfikować powtarzające się problemy, trendy i obszary wymagające poprawy. Moduł Statystyki Chainels pomaga śledzić wskaźniki KPI, takie jak liczba rozwiązanych lub oczekujących zgłoszeń, średni czas pierwszej odpowiedzi i średni czas rozwiązania zgłoszenia. Takie dane mogą pomóc Ci zidentyfikować luki w Twoich usługach i zoptymalizować je pod kątem lepszej obsługi najemców.
Jak sprawić, by cyfrowy system zarządzania zleceniami działał dla Ciebie
Ustal jasne procedury
Twórz i dokumentuj przejrzyste procesy przesyłania, przeglądania i realizacji zleceń pracy. Procedury te powinny określać role i obowiązki, terminy i protokoły komunikacyjne. Kiedy wszyscy zaangażowani wiedzą, czego się spodziewać, proces zarządzania zleceniami pracy staje się bardziej efektywny.
Upewnij się, że dysponujesz platformą, na której możesz przechowywać dokumenty, do których będą mieli dostęp różni kontrahenci i najemcy Twojej nieruchomości, dzięki czemu nikt nie będzie działał po omacku.
Uprość proces zgłaszania usterek i problemów
Aby właściwie korzystać z systemu zarządzania zleceniami pracy, ważne jest, aby zgłaszanie problemów było jak najłatwiejsze.
Nieważne, z jakiej platformy korzystasz – upewnij się, że wszyscy kontrahenci się z nią zapoznali.
Ponadto ważne jest, aby użytkownicy mogli udostępniać wszelkie informacje, które ułatwiłyby zgłoszenie problemu dostawcy usług. Dlatego też powinna istnieć możliwość przesłania zdjęć i wskazania lokalizacji problemu na mapie.
Przeprowadzaj regularne kontrole konserwacyjne
Mimo że nie można zapobiec występowaniu problemów związanych z utrzymaniem i konserwacją, można podjąć środki zapobiegawcze, aby zmniejszyć częstotliwość ich występowania. Wykorzystaj dane zebrane z systemu zarządzania zleceniami pracy, aby zidentyfikować typowe problemy i opracować plan działań zapobiegawczych .
- Stwórz listę kontrolną regularnych zadań konserwacyjnych – Utrzymanie dużej nieruchomości z wieloma potencjalnymi problemami jest łatwiejsze dzięki kontrolnej liście zadań konserwacyjnych. Zadania takie jak czyszczenie rynien, wymiana ekranów, przycinanie drzew i sprawdzanie alarmów mogą zapobiec poważnym problemom oraz zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.
- Kontroluj system i urządzenia – Regularnie sprawdzaj i konserwuj systemy grzewcze, klimatyzację, hydraulikę i media w przestrzeniach współdzielonych. Zatrudniaj pracowników obsługi technicznej do rutynowych inspekcji i korzystaj z aplikacji do obsługi najemców, aby wygodnie rejestrować i uzyskiwać dostęp do tych zapisów.
Wnioski
Efektywne zarządzanie zleceniami pracy jest podstawą sukcesu w branży nieruchomości. Przechodząc na system cyfrowy, ustalając jasne procedury i priorytety zleceń oraz kładąc nacisk na działania zapobiegawcze, możesz usprawnić proces zarządzania zleceniami pracy, obniżyć koszty oraz zwiększyć wartość i funkcjonalność swoich nieruchomości. Bądź proaktywny, dostosuj się do zmieniających się potrzeb i traktuj komunikację priorytetowo, aby mieć pewność, że system zarządzania zleceniami pracy działa skutecznie i wydajnie.
