Wat is werkorderbeheer en welke impact heeft dit op je vastgoed?

Efficiënt werkorderbeheer is cruciaal voor succes in de vastgoedsector. Of je nu vastgoedbeheerder, verhuurder of vastgoedinvesteerder bent, effectief werkorderbeheer kan een grote invloed hebben op de waarde en functionaliteit van je vastgoed.

Maar wat is werkorderbeheer in de praktijk, en hoe implementeer je een proces dat zorgt voor gelukkiger, duurzamer en winstgevender vastgoed?

In deze blog onderzoeken we de essentiële strategieën om het werkorderbeheer in de vastgoedsector te verbeteren, waardoor je tijd, geld en kopzorgen kunt besparen.

Waarom is werkorderbeheer belangrijk? 

Huurderservaring 

Je vermogen om te reageren op onderhouds- en reparatieverzoeken heeft een enorme impact op de ervaring van je huurders.

Trage reacties zorgen ervoor dat huurders zich genegeerd voelen, en kunnen een negatieve invloed hebben op het vertrouwen van een huurder in zijn verhuurder. Bovendien zorgen slecht beheerde werkorders voor meer klachten.

Door de problemen van huurders snel en effectief op te lossen, draag je bij aan een grotere tevredenheid en retentie van huurders.

Uit een recent onderzoek onder residentiële huurders in Groot-Brittannië, Frankrijk en Nederland bleek dat 56% van de respondenten het op prijs stelt als hun verhuurder snel zou reageren op reparatie- en onderhoudsverzoeken. Ook gaf 39% aan dat ze een digitale app voor het beheren van onderhouds- en reparatiemeldingen nuttig zouden vinden. 

Duurzaamheid 

Duurzaamheid is ook een belangrijk resultaat van een goed werkorderbeheerproces.

Een goed werkorderbeheer kan helpen bij het bijhouden en prioriteren van onderhoud en reparaties die de energie-efficiëntie verbeteren, zoals het repareren van HVAC-systemen, isolatie en verlichting. Deze verbeteringen dragen bij aan het verminderen van de CO2-voetafdruk en het energieverbruik van een woning.

Bovendien maakt werkorderbeheer de implementatie van duurzaamheidsprojecten mogelijk, zoals het installeren van hernieuwbare energiebronnen (bijv. zonnepanelen), groene infrastructuur (bijv. groene daken) en andere milieuvriendelijke upgrades.

ESG-naleving

Werkorderbeheer draagt bij aan ESG-naleving door het bijhouden en uitvoeren van projecten op het gebied van energie-efficiëntie en duurzaamheid mogelijk te maken, door gezondheids- en veiligheidsproblemen aan te pakken, door naleving van de regelgeving te waarborgen en door de tevredenheid van huurders te vergroten.

Bovendien verhoogt het de langetermijnwaarde van vastgoed en helpt het een positieve reputatie op te bouwen bij investeerders en huurders die ESG-overwegingen voorop stellen.

Waarom een onderhoudswerkordersysteem implementeren?

De eerste stap naar het verbeteren van het werkorderbeheer in vastgoed is de overstap van op papier gebaseerde of handmatige systemen naar een digitaal ticketingsysteem voor vastgoedbeheer. Dit heeft verschillende voordelen, die we hier zullen onderzoeken.

• Altijd en overal toegang tot werkorders en gerelateerde informatie. Deze flexibiliteit is essentieel in een dynamische sector als de vastgoedsector.
  
  
• Wijs de juiste belanghebbenden toe aan kwesties op basis van hun categorie. Dit betekent dat de juiste persoon aan de juiste taken kan worden toegewezen, waardoor inefficiënties als gevolg van verwarring of slecht management worden verminderd.
  
  
• Volg de status van werkordertickets om te zien wat er op de planning staat, wat er nog gaande is en wat er is voltooid. In de module Meldingen van Chainels kun je werkordertickets bijvoorbeeld categoriseren op basis v of ze In uitvoering, Afgehandeld of Gesloten zijn. Hiermee krijgen belanghebbenden een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren en wat er is gedaan.
  
  
• Maak naadloze communicatie tussen vastgoedbeheerders, huurders en aannemers mogelijk, waardoor miscommunicatie en vertragingen worden verminderd. De module Meldingen van Chainels maakt het bijvoorbeeld mogelijk om interne opmerkingen te plaatsen over specifieke werkorders. Dit maakt het voor belanghebbenden makkelijker om samen te werken en een probleem snel op te lossen, zonder door berichten en e-mails te hoeven zoeken.
  
  
• Analyseer werkorderdata om terugkerende problemen, trends en verbeterpunten te identificeren. Met de module Statistieken van Chainels kun je KPI's bijhouden, zoals het aantal opgeloste of lopende problemen, de gemiddelde eerste reactietijd en de gemiddelde oplossingstijd. Dergelijke data kunnen je helpen om hiaten in je diensten te identificeren en te optimaliseren voor een betere huurderservaring.

Hoe je een digitaal werkorderbeheersysteem succesvol kunt implementeren

Stel duidelijke procedures op

Creëer en documenteer duidelijke procedures voor het indienen, beoordelen en voltooien van werkorders. Deze procedures moeten aangeven wat de rollen en verantwoordelijkheden, deadlines en communicatieprotocollen zijn. Wanneer alle betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten, wordt het werkorderbeheerproces efficiënter.

Zorg ervoor dat je een platform hebt waarop je documenten kunt opslaan, zodat deze toegankelijk zijn voor verschillende belanghebbenden en huurders in je gebouw, zodat niemand in het ongewisse wordt gelaten. 

Maak het melden van een probleem eenvoudig

Om een werkorderbeheersysteem goed te kunnen gebruiken, is het belangrijk om het melden van problemen zo eenvoudig mogelijk te maken.

Welk platform je ook gebruikt, zorg ervoor dat alle belanghebbenden op de hoogte zijn van het systeem dat je gebruikt en weten hoe ze het moeten gebruiken. 

Daarnaast is het belangrijk om ervoor te zorgen dat gebruikers alle informatie kunnen delen die het voor de serviceprovider makkelijker zou maken om het probleem te melden. Er moet dus een optie zijn om afbeeldingen te uploaden en de locatie van het probleem op een kaart te pinpointen.

Voer regelmatig onderhoudsinspecties uit

Hoewel je onderhoudsproblemen niet kunt voorkomen, kun je wel preventieve maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat ze minder vaak voorkomen. Gebruik de data uit je werkorderbeheersysteem om veelvoorkomende problemen te identificeren en een preventief onderhoudsplan op te stellen.

• Maak een checklist met veelvoorkomende onderhoudstaken—Het onderhouden van een groot gebouw met talloze potentiële problemen is eenvoudiger met een checklist voor veelvoorkomende onderhoudstaken. Taken als het schoonmaken van de dakgoot, het vervangen van schermen, het snoeien van bomen en het controleren van alarmen kunnen grote problemen voorkomen en op de lange termijn tijd en geld besparen.
  
  
• Houd systemen en apparaten in de gaten—Controleer en onderhoud regelmatig verwarmingssystemen, airco's, het sanitair en de voorzieningen voor gedeelde ruimten. Schakel onderhoudspersoneel in voor routine-inspecties en gebruik een huurdersapp om deze data gemakkelijk te loggen en te bekijken.

Conclusie

Efficiënt werkorderbeheer is van cruciaal belang voor succes in de vastgoedsector. Door over te stappen naar een digitaal systeem, duidelijke procedures op te stellen, werkorders te prioriteren en de nadruk te leggen op preventief onderhoud, kun je je werkorderbeheerproces stroomlijnen, de kosten verlagen en de waarde en functionaliteit van je vastgoed verbeteren. Blijf proactief, pas je aan veranderende behoeften aan en geef prioriteit aan communicatie om ervoor te zorgen dat je werkorderbeheersysteem effectief en efficiënt blijft.