Effectieve communicatie is een hoeksteen van elke succesvolle relatie, ook die tussen huurders en verhuurders.
In de steeds digitaler wordende wereld van vandaag speelt de communicatie tussen huurder en verhuurder een belangrijke rol bij het onderhouden van een positieve relatie tussen huurders en verhuurders.
In deze blogpost bespreken we enkele manieren om de digitale communicatie tussen huurder en verhuurder te verbeteren.
Eén duidelijk communicatiekanaal is beter dan meerdere ongelijksoortige.
De eerste stap in het verbeteren van de communicatie tussen huurder en verhuurder is het opzetten van duidelijke communicatiekanalen.
Dit kan moeilijk zijn omdat ingesleten en gebruikelijke communicatiekanalen zoals telefoon en e-mail niet langer geschikt zijn om te voldoen aan de verwachtingen van moderne huurders op het gebied van communicatie.
Als er te veel verschillende communicatiekanalen zijn, kan dat voor veel verwarring zorgen. Gegevens raken verspreid over verschillende sms-berichten, e-mails en telefoontjes, en het oplossen van problemen wordt onnodig moeilijk en tijdrovend.
Maar wat als je maar één bron van waarheid had waar je niet alleen workflows kon opzetten die problemen snel zouden oplossen, maar waar huurders ook direct contact met je konden opnemen via een eenvoudige chatinterface.
Met Chat van Chainels kunnen huurders directe berichten sturen naar vastgoed- en communitymanagers, maar ook naar andere huurders.
Gebruikers kunnen ook groepen starten om op een efficiëntere manier problemen op te lossen die betrekking hebben op slechts een deel van je gebouw.
Als je Chainels al gebruikt, is het belangrijk om te overwegen wanneer je berichten op de tijdlijn wilt verzenden en wanneer je ze via Chat wilt verzenden.
Zie Chat als je favoriete tool voor één-op-één communicatie: informatie en klachten die slechts voor één of enkele mensen gelden. Bijvoorbeeld als er een geluidsklacht is die afkomstig is van slechts één unit of verdieping.
Voor meer algemene communicatie, bijvoorbeeld berichten die betrekking hebben op een heel gebouw of pand, kun je deze beter op de tijdlijnfunctie van Chainels plaatsen.
Dankzij een duidelijk, consistent communicatiekanaal zoals dat wordt aangeboden door Chat van Chainels wordt communicatie eenvoudiger en worden problemen sneller opgelost. Dit kan grote gevolgen hebben voor het behoud van huurders. In ons recente onderzoek ontdekten we dat 57% van de huurders waarde hecht aan goede communicatie en responsiviteit van een verhuurder.
Stiptheid maakt iedereen gelukkiger
Snel reageren is een ander essentieel aspect van digitale communicatie. Of het nu een e-mail of een sms-bericht is, probeer zo snel mogelijk te reageren. In ons recente huurdersonderzoek onder residentiële huurders gaf 56% aan dat ze een snelle reactie op reparatie- en onderhoudsverzoeken ook zagen als wenselijke eigenschappen van verhuurders.
Stiptheid houdt dingen in beweging en helpt misverstanden te voorkomen. Door snel te reageren, voorkom je dat kleine problemen groter en kostbaarder worden en laat je je huurders zien dat je hun tijd waardeert.
Ook hier komt de chatfunctie van Chainels goed van pas. Net als andere communicatiekanalen tussen huurder en verhuurder die vaak worden gebruikt door verhuurders en vastgoedbeheerders, zoals WhatsApp of Signal, kunnen je huurders je rechtstreeks berichten sturen en kun je tijdig reageren.
Het enige verschil is dat de chatfunctie van Chainels deel uitmaakt van je algehele huurders-app - zodat je onderhoudsproblemen kunt volgen en prikborden kunt bekijken zonder tussen verschillende apps te hoeven schakelen. Zo kun je veel sneller reageren op vragen, klachten en meldingen.
Wees duidelijk en beknopt
Bij digitale communicatie is het belangrijk om duidelijk en beknopt te zijn. Vermijd het gebruik van jargon, acroniemen of technische termen die de andere partij mogelijk niet begrijpt.
Zorg ervoor dat je berichten gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn, vooral wanneer je belangrijke informatie overbrengt, zoals huurovereenkomsten, huurbetalingen of onderhoudsverzoeken.
Visuele hulpmiddelen kunnen een krachtig hulpmiddel zijn bij het verbeteren van de communicatie tussen huurder en verhuurder. Gebruik indien mogelijk afbeeldingen, diagrammen of video's om complexe informatie of instructies over te brengen.
Een video waarin wordt gedemonstreerd hoe je een boiler kunt resetten kan bijvoorbeeld nuttiger zijn dan een lange e-mail of sms.
Met de chatmodule van Chainels kun je bestanden, foto's en video's verzenden om efficiënter uit te leggen waarmee je je huurders probeert te helpen.
Stimuleer een positieve relatie
Onthoud ten slotte dat effectieve communicatie de basis is van een positieve relatie tussen huurders en verhuurders. Gebruik digitale communicatie om een verstandhouding op te bouwen en een positieve relatie te creëren.
Deel nieuws, mededelingen of interessante informatie over het gebouw of de buurt. Dit kan helpen om een gevoel van gemeenschap te creëren en vertrouwen en goodwill te kweken.
Gebruik digitale communicatie verstandig
Concluderend kan digitale communicatie de relatie tussen huurder en verhuurder aanzienlijk verbeteren, mits correct gebruikt.
Door duidelijke communicatiekanalen op te zetten, snel te reageren, duidelijk en beknopt te zijn, professionaliteit te behouden, visuele hulpmiddelen te gebruiken, waar mogelijk te automatiseren en een positieve relatie te bevorderen, kun je een gezond en productief digitaal communicatiekanaal creëren waar alle betrokkenen baat bij hebben.
