Skuteczna komunikacja jest podstawą każdej udanej relacji, w tym tej między najemcami a wynajmującymi.
W dzisiejszym coraz bardziej cyfrowym świecie komunikacja między najemcami a wynajmującymi odgrywa ważną rolę w utrzymywaniu pozytywnych relacji między nimi.
W tym wpisie omówimy kilka sposobów na poprawę cyfrowej komunikacji w relacji najemca-wynajmujący.
Jeden wyraźny kanał komunikacji jest lepszy niż kilka odrębnych.
Pierwszym krokiem do poprawy komunikacji na linii najemca-wynajmujący jest ustanowienie jasnych kanałów komunikacji.
Może to być trudne, ponieważ zakorzenione i zwyczajowe kanały komunikacji, takie jak telefon i poczta elektroniczna, nie spełniają oczekiwań współczesnych najemców w zakresie komunikacji
Zbyt wiele kanałów komunikacji może powodować wiele nieporozumień. Dokumentacja zostaje rozproszona po różnych wiadomościach tekstowych, e-mailach i rozmowach telefonicznych, a rozwiązywanie problemów staje się niepotrzebnie trudne i czasochłonne.
Ale co by było, gdybyś miał tylko jedno miejsce, w którym mógłbyś nie tylko skonfigurować przepływy pracy, dzięki którym można szybko rozwiązywać problemy, ale także dzięki któremu najemcy mogliby się z Tobą natychmiast skontaktować za pośrednictwem prostego czatu?
Dzięki czatowi Chainels najemcy mogą wysyłać bezpośrednie wiadomości do zarządców nieruchomości i społeczności, a także innych najemców.
Użytkownicy mogą również tworzyć grupy, aby skuteczniej rozwiązywać problemy dotyczące tylko jednej części Twojej nieruchomości.
Jeśli już korzystasz z Chainels, ważne jest, aby zastanowić się, kiedy zamieszczać wiadomości na osi czasu, a kiedy wysyłać je za pomocą czatu.
Pomyśl o czacie jako o miejscu do bezpośredniej komunikacji: informacji i skarg, które dotyczą tylko jednej lub kilku osób. Za przykład może posłużyć skarga dotycząca hałasu, która pochodzi tylko z jednego lokalu lub piętra.
W przypadku bardziej ogólnej komunikacji – na przykład wiadomości dotyczących całego budynku lub nieruchomości – lepiej jest publikować je na osi czasu Chainels.
Posiadanie jasnego, spójnego kanału komunikacji – takiego jak czat oferowany przez Chainels – oznacza, że komunikacja staje się łatwiejsza, a problemy są szybko rozwiązywane. Może to mieć duży wpływ na utrzymanie najemców. W naszym ostatnim badaniu odkryliśmy, że 57% najemców ceni sobie dobrą komunikację i szybkość reakcji wynajmującego.
Terminowość sprawia, że wszyscy są szczęśliwsi
Szybki czas odpowiedzi to kolejny istotny aspekt komunikacji cyfrowej. Niezależnie od tego, czy jest to e-mail, czy wiadomość tekstowa – postaraj się odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe. W naszej niedawnej ankiecie przeprowadzonej wśród najemców nieruchomości mieszkalnych, 56% z nich wymieniło szybką reakcję na prośby o naprawy i konserwację jako pożądaną cechę wynajmujących.
Szybkość pomaga uniknąć nieporozumień i sprawia, że wszystko toczy się sprawnie. Reagując szybko, zapobiegasz przekształcaniu się drobnych problemów w większe i bardziej kosztowne, jednocześnie pokazując najemcom, że cenisz ich czas.
Również w tym przypadku przydaje się funkcja czatu Chainels. Podobnie jak w przypadku innych kanałów komunikacji między najemcami a właścicielami, których często używają wynajmujący i zarządcy nieruchomości — takich jak WhatsApp lub Signal — Twoi najemcy mogą wysyłać Ci bezpośrednie wiadomości, a Ty możesz na nie odpowiadać w odpowiednim czasie.
Jedyna różnica polega na tym, że funkcja czatu Chainels jest częścią całej platformy do obsługi najemców, dzięki czemu można śledzić kwestie związane z konserwacją oraz sprawdzać tablice ogłoszeń konkretnych nieruchomości bez konieczności przełączania się między kilkoma różnymi aplikacjami. Dzięki temu możesz znacznie szybciej odpowiadać na zapytania, skargi i raporty.
Spraw, aby wszystko było jasne i treściwe
W komunikacji cyfrowej ważne jest, aby wszystko było klarowne i treściwe. Unikaj żargonu, akronimów lub terminów technicznych, których druga strona może nie rozumieć.
Upewnij się, że Twoje wiadomości są łatwe do odczytania i zrozumienia, zwłaszcza gdy przekazujesz ważne informacje, np. na temat umowy najmu, płatności czynszu lub próśb związanych z konserwacją.
Pomoce wizualne mogą być potężnym narzędziem usprawniającym komunikację między najemcą a wynajmującym. Jeśli to możliwe, do przekazania złożonych informacji lub instrukcji używaj zdjęć, wykresów lub filmów.
Film pokazujący, jak zresetować bojler, może być bardziej pomocny niż długi e-mail lub wiadomość tekstowa.
Dzięki modułowi czatu Chainels możesz wysyłać pliki, zdjęcia i filmy, aby skuteczniej zakomunikować, w czym chcesz pomóc swoim najemcom.
Wspieraj pozytywne relacje
Na koniec pamiętaj, że skuteczna komunikacja to podstawa pozytywnych relacji między najemcami a wynajmującymi. Korzystaj z komunikacji cyfrowej, aby nawiązywać i budować pozytywne relacje.
Udostępniaj wiadomości, nowości lub interesujące informacje o nieruchomości lub okolicy. Może to pomóc w stworzeniu poczucia wspólnoty oraz w budowaniu zaufania i dobrej woli.
Korzystaj z komunikacji cyfrowej mądrze
Podsumowując, komunikacja cyfrowa może znacznie poprawić relacje na linii najemca-wynajmujący, jeśli jest prawidłowo wykorzystywana.
Ustanawiając jasne kanały komunikacji, odpowiadając szybko, jasno i zwięźle, zachowując profesjonalizm, wykorzystując pomoce wizualne, automatyzując tam, gdzie to możliwe i wspierając pozytywne relacje, można stworzyć zdrowy i produktywny kanał komunikacji cyfrowej, który przyniesie korzyści wszystkim zaangażowanym.
