Qu'est-ce que la gestion des bons de travail et quel impact peut-elle avoir sur vos actifs ?

Une gestion efficace des bons de travail est essentielle pour réussir dans le secteur de l'immobilier. Que vous soyez gestionnaire immobilier, propriétaire ou investisseur immobilier,, une gestion efficace des bons de travail peut avoir un impact significatif sur la valeur et la fonctionnalité de vos actifs.

Mais qu'est-ce que la gestion des bons de travail en pratique, et comment implémenter un processus qui contribue à rendre les biens immobiliers plus agréables, plus durables et plus rentables ?

Dans cet article, nous allons explorer les stratégies essentielles pour améliorer la gestion des bons de travail dans le secteur immobilier, en vous aidant à économiser du temps et de l'argent et en vous évitant les prises de tête.

Pourquoi la gestion des bons de travail est-elle importante ? 

L'expérience locataire 

Votre capacité à répondre aux demandes d'entretien et de réparation a un impact considérable sur l'expérience de vos locataires.

Une réponse lente peut donner aux locataires l'impression d'être ignorés et peut avoir un impact négatif sur la confiance qu'ils accordent à leur propriétaire. De plus, les bons de travail mal gérés génèrent davantage de plaintes.

En étant capable de résoudre rapidement et efficacement les problèmes des locataires, vous contribuez à leur satisfaction et à leur fidélisation.

Une récente enquête menée auprès de locataires résidentiels au Royaume-Uni, en France et aux Pays-Bas a révélé que 56 % des personnes interrogées appréciaient la rapidité de réaction d'un propriétaire en matière de réparations et d'entretien. 39 % ont également déclaré qu’ils trouveraient une application numérique utile pour gérer les demandes d"entretien et de réparation. 

La durabilité 

La durabilité environnementale est également une importante conséquence d'un bon processus de gestion des bons de travail.

Une bonne gestion des bons de travail peut aider à suivre et à prioriser l'entretien et les réparations qui améliorent l'efficacité énergétique, comme la réparation des systèmes CVC, l'isolation et l'éclairage. Ces améliorations contribuent à réduire l'empreinte carbone et la consommation d'énergie d'un bien immobilier.

La gestion des bons de travail permet également de mettre en œuvre des projets de développement durable tels que l'installation de sources d'énergie renouvelables (par exemple, des panneaux solaires), d'infrastructures vertes (par exemple, des toits verts) et d'autres améliorations respectueuses de l'environnement.

La conformité ESG

La gestion des bons de travail contribue à la conformité ESG en permettant le suivi et l'exécution de projets d'efficacité énergétique et de développement durable, en répondant aux préoccupations en matière de santé et de sécurité, en garantissant la conformité aux réglementations et en améliorant la satisfaction des locataires.

Elle contribue également à la valeur à long terme des biens immobiliers et à l'établissement d'une réputation positive auprès des investisseurs et des locataires qui accordent la priorité aux considérations ESG.

Pourquoi mettre en place un système de bons de travail pour assurer l'entretien ?

La première étape pour améliorer la gestion des bons de travail au sein des biens immobiliers consiste à passer d'un système papier ou manuel à un système de billetterie numérique pour la gestion des propriétés. Cette démarche présente plusieurs avantages.

• Accéder aux bons de travail et aux informations connexes à tout moment, où que vous soyez. Cette flexibilité est essentielle dans un secteur dynamique tel que l'immobilier.
  
  
• Affecter l'intervenant approprié au problème en fonction de sa catégorie. Cela signifie que la bonne personne pourra être affectée à la bonne tâche, réduisant ainsi les inefficacités qui pourraient être causées par la confusion ou une mauvaise gestion.
  
  
• Suivre les statuts des bons de travail pour identifier les tâches en attente, les tâches en cours et les tâches accomplies. Par exemple, dans le module de Signalement des problèmes vous pouvez classer les bons de travail selon leur statut : En cours, Résolu ou Fermé. Cela permet aux parties prenantes d'avoir une vue d'ensemble claire de ce qui doit être fait et de ce qui a été fait.
  
  
• Faciliter la communication entre les gestionnaires immobiliers, les locataires et les entrepreneurs, en réduisant les erreurs de communication et les retards. Le module de Signalement des problèmes de Chainels, par exemple, permet d'ajouter des commentaires internes sur des bons de travail particuliers. Il est ainsi plus facile pour les parties prenantes de collaborer et de résoudre un problème rapidement, sans avoir à fouiller dans les messages et les emails.
  
  
• Analyser les données des bons de travail pour identifier les problèmes récurrents, les tendances et les aspects à améliorer. Le module Statistiques de Chainels vous aide à suivre les indicateurs clés de performance tels que le nombre de problèmes résolus ou en attente, le temps moyen de première réponse et le temps moyen de résolution. Ces données peuvent vous aider à identifier les lacunes de vos services et à les optimiser pour une meilleure expérience locataire.

Comment tirer parti d'un système numérique de gestion des bons de travail

Définissez des procédures claires

Créez et documentez des procédures claires pour la soumission, l'examen et l'achèvement des bons de travail. Ces procédures doivent définir les rôles et les responsabilités, les délais et les protocoles de communication. Lorsque toutes les personnes concernées savent à quoi s'attendre, le processus de gestion des bons de travail devient plus efficace.

Assurez-vous de disposer d'une plateforme à partir de laquelle vous pouvez stocker des documents accessibles aux différents acteurs et locataires de votre immeuble, afin d'éviter que personne ne se sente laissé pour compte. 

Simplifier le signalement

Afin d'utiliser correctement un système de gestion des bons de travail, il est important de faciliter au maximum le signalement des problèmes.

Quelle que soit la plateforme utilisée, veillez à ce que toutes les parties prenantes soient informées du système que vous utilisez et de la manière de l'utiliser. 

Il est également important de veiller à ce que les utilisateurs soient en mesure de partager toute information susceptible de faciliter le signalement du problème par le prestataire de services ; il doit donc être possible de télécharger des images et de localiser le problème sur une carte.

Effectuez des inspections d'entretien régulières

Si vous ne pouvez pas empêcher les problèmes de maintenance de se produire, vous pouvez prendre des mesures préventives pour les rendre moins fréquentes. Utilisez les données recueillies par votre système de gestion des bons de travail pour identifier les problèmes courants et mettre en place un plan de maintenance préventive..

• Créez une checklist des tâches d'entretien régulier : il est plus facile d'entretenir une grande propriété avec de nombreux problèmes potentiels si l'on dispose d'une checklist d'entretien régulier. Des tâches telles que le nettoyage des gouttières, le remplacement des grilles, l'élagage des arbres et la vérification des alarmes peuvent permettre d'éviter des problèmes majeurs et d'économiser du temps et de l'argent à long terme.
  
  
• Assurez le suivi des systèmes et des appareils : Vérifiez et entretenez régulièrement les installations de chauffage, de climatisation, de plomberie et les équipements des espaces communs. Employez des agents d'entretien pour les inspections de routine et utilisez une application d'expérience locataire pour enregistrer et accéder facilement à ces rapports.

Conclusion

La gestion efficace des bons de travail est l'élément clé de la réussite dans le secteur de l'immobilier. En passant à un système numérique, en établissant des procédures claires, en hiérarchisant les bons de travail et en mettant l'accent sur l'entretien préventif, vous pouvez rationaliser votre processus de gestion des bons de travail, réduire les coûts et améliorer la valeur et la fonctionnalité de vos actifs immobiliers. Restez proactif, adaptez-vous à l'évolution des besoins et priorisez la communication pour vous assurer que votre système de gestion des bons de travail reste efficace et efficient.